iTa

הסיפור של אסאנה מתחיל בפייסבוק.
 
המייסדים, דסטין מוסקוביץ וג'סטין רוזנשטיין, שניהלו צוות מהנדסים בפייסבוק, הבינו שמהנדסים מקדישים יותר זמן לתיאום העבודה ביניהם מאשר לעבוד בפועל. זה לא רק  פגע במורל של הצוות,  אלא גם ביכולת של החברה לגדול. הם מצאו את עצמם בונים כלי שנקרא "Tasks" כדי לנהל את העבודה בצוות שלהם.
 
"Tasks" היה כל כך יעיל שהוא התפשט במהירות לכלל החברה (היו כאלו שהצביעו עליו כחלק ממה שעזר לפייסבוק לצמוח במהירות כזו). דסטין וג'סטין חשבו שלכל צוות, לא רק בפייסבוק, צריכה להיות גישה לכלים דומים, וכך הם עזבו את פייסבוק כדי לייסד את אסאנה.
 
הבעיות שאסאנה פותרת:
היום, הדבר המרכזי שמאט צוותים יותר מהכל היא העובדה שהם מקדישים יותר זמן לתאם את העבודה מאשר לעבוד בפועל. על פי מחקר של  McKinsey Global Institute כך מתחלק הזמן הממוצע שעובד  מקדיש למשימות:
 
●    28% מענה לאימיילים
●    19% חיפוש מידע
●    14% תקשורת ושיתוף פעולה פנימי

זה אומר שהם מקדישים רק 39% לעבודה הקשורה ישירות לתפקיד שלהם. דמיינו כמה מהר יותר צוותים יוכלו לעבוד אם נוכל להעלות את המספר הזה.
 
תוכנות ופיצ'רים כמו מסרים ושיתוף קבצים היו אמורים לפתור את הבעיה— אבל הם לא עשו זאת. המחקר של Michael Mankins from Bain & Company טוען שבעוד שנפח שיתוף הפעולה בין צוותים גדל באופן מעריכי, שיעור התפוקה בפועל נאבק לעמוד בקצב האינפלציה.
 
ב-2019, הזמנו מחקר שיצלול עמוק יותר לתובנות האלו שנקרא .The Anatomy of Work Index בעקבות המחקר הזה, גילינו שעובדים עם התמחות בידע (knowledge workers) מקדישים כמעט שני-שלישים מהזמן שלהם ל"עבודה על העבודה" - פעילויות שגוזלות זמן מהעיסוק המשמעותי שבו הם התמחו, כמו תקשורת על עבודה, חיפוש מידע, מעבר בין אפליקציות, ניהול ותעדוף משימות ורדיפה אחרי הסטטוס של העבודה. התוצאה היא אינסוף עיכובים בפרויקטים, תאריכי יעד שהוחמצו ועבודה "על ריק" לאורך השנה.
 
83% מהצוותים העידו שהם יכולים להיות יעילים יותר אם יוטמעו התהליכים הנכונים. תהליכים ברורים ומוגדרים הם המפתח להגברת יעילות. יותר יעילות פירושה יותר זמן לאסטרטגיה, פתרון בעיות וחשיבה יצירתית. וזה גם אומר שהצוותים יהיו שמחים יותר ועם תפוקה גדולה יותר.
 
אנחנו מאמינים שהפער ההולך וגדל בין שיתוף פעולה ופרודקטיביות אמיתית הוא בחלקו תוצאה של תכניות לא ברורות, תהליכים לא ברורים ותחומי אחריות לא ברורים.

​

מדוע הכלים הקיימים לא מספיקים?

שיתוף פעולה יעיל בין צוותים מורכב משלושת ה-ת' שניסחנו:
 
●    תוכן
●    תקשורת
●    תיאום

צוותים השקיעו משמעותית בשניים הראשונים:  Google Drive, OneDrive, Dropbox ולצורך מסרים ב-Microsoft Teams, Outlooks, Gmail ו-Slack. אבל במקרים רבים, הם לא השקיעו בשכבת התיאום, ה-ת' השלישית.
 
תיאום הוא מרכיב קריטי ביכולת של צוותים לעבוד יחד ביעילות. תיאום עונה על שאלה חשובה שכלי שיתוף-קבצים ומסרים לא עונים: מי עושה מה ומתי?
 
כדי לתאם את עבודה ביניהם, צוותים רבים פונים לפתרונות מאולתרים, כמו פגישות, מצגות וטבלאות. אבל כל הפתרונות האלו לא עובדים בקנה מידה גדול. במקרים אחרים, צוותים השקיעו בכלי ניהול-פרויקטים מסורתיים. אך הכלים האלו דורשים הכשרה מיוחדת לפני ההטמעה, וחברי צוות שאינם מנהלי פרויקטים מקצועיים לא ממש משתמשים בהם. חיסרון נוסף לכלים האלו הוא שהם אינם מחוברים לעבודה ברמה הבסיסית.
 
כאן נכנסת אסאנה. דסטין וג'סטין בנו את אסאנה כדי לפתור את בעיית התיאום בין הצוותים, ויצרו קטגוריה חדשה לחלוטין בעולם התוכנה שנקראת "ניהול עבודה" (work management). אסאנה נועדה להעניק לצוותים בהירות בתכנון, בתהליכים ובתחומי אחריות.